コラム

 公開日: 2011-04-22 

顧客管理ソフトにデータを引っ越すときのある事例


住所録は多くの人がパソコンに保管してます。
それには 顧客管理ソフト、メールソフト、はがき作成ソフト、エクセル、・・・ といったツールが利用されています。

先日、「新しく購入した顧客管理ソフトに住所録を取り込みたいが できない」というご相談をいただき、現場へ赴きました。

従来はエクセルで住所を管理しており、エクセルからCSVファイルを保存し、それを顧客管理ソフトでインポートしようとしていました。


  ※ちょっと寄り道
  顧客管理・はがき印刷といった専用ソフトには 
  およそ エクスポート/インポート機能が準備されています。
  この機能によって 他のソフトでも扱える形式で
  データを出力し、入力もできることになります。
  その際のファイルの形式が CSV、データをカンマで区切ったテキスト(文字)ファイルです。
  エクセルでも この形式で保存することができ、
  その際のファイル名の一部である拡張子は 「CSV」となります。
  Windowsでは 拡張子が通常は表示されない設定と なっていて
  拡張子を意識することなく使っている状態です。(アイコン表示等で区別できるようにはなっている)
  
  
起こっていた問題は 新しく導入したい顧客管理ソフトは インポート機能があるのですが 拡張子が 「txt」でなければ受け付けないことでした。

この問題をクリアして インポートできるようになったわけですが インポート時のエラーで次の問題が発覚しました。

  顧客管理ソフトの求めるデータの並び(氏名、ふりがな、郵便番号、・・・・等)でなければ ならない。
  ふりがなは カタカナでなければ ならない。
  電話番号は 半角文字でなければならない。
  エクセルで 住所を町名・丁・番・号を別々のセルに入力していたが 文字を連結しなければならない。
  等

これらは エクセルの編集、数式、関数等で解決できることです。
エクセルで CSVファイルを再作成して、顧客管理ソフトにすべてインポート完了となりました。


顧客管理ソフトのインポート機能の完成度が もう少し高ければ良かったと思うのですが 使用頻度が少ない機能なだけに あまり力を入れてないのかもしれません。


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