コラム

 公開日: 2011-08-08  最終更新日: 2014-07-04

特集「会議の司会シリーズ4」

「報告会」で終わる会議なら、決まっていることを
担当者が間違いなく伝えれば、それで十分なのですが、
なにか「結論」を出すことを目的としている会議は、その限りではありません。

そういえば、会議の際によく耳にする「意見が煮詰まる」という言葉。
以前、このコラムでも取り上げましたが、果たしてその意味は?

(A)会議の結果、ようやく意見がまとまった
(B)会議の結果、意見が行き詰まってしまった

一般的にイメージされやすいのは、(B)ではないでしょうか?
私自身も(B)だと、ずっと信じていましたが、本来の意味は(A)です。

ですので、会議は「煮詰まらせなければ」いけないのですね(笑)

///////////////////



そこで進行役に求められる肝要なことは

(1)結論を出すこと

最後に結論を出します。1回の会議で結論が出ない場合は、会議の流れから
3つ程度の方向性を導きだし、次回の会議につなぎます。
多数決を採る場合は、選択肢(意見)と、その選択肢(意見)の内容を
進行役が口頭で確認してから採決に入ります。

(2)矛盾を残さない

「AもBも考えられるので、臨機応変に、、」といった日本的な結論はナシとしましょう。
白黒つけるのが目的ではないのですが、矛盾を残すと、あとあとトラブルのもとになります。

(3)最後に全員で会議の確認を

その日の流れ、議事録に沿って振り返ります。

////////////////////

いかがでしょうか?

「会議の司会は面倒だ」などと言わず、依頼された場合は
是非前向きに取り組んでみてください。

上手に進行できれば、短時間でスムーズに結論がまとまり
きっと爽快感を味わうことができますよ。

「会議の司会シリーズ」もいよいよ4回目。
次回、総まとめをしてみたいと思います。

2011年8月8日

織田直子

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